国外档案网站信息资源整合及其借鉴
海外采风DANGANGUANLI国外档案网站信息资源整合及其借鉴□顿琴, 吴建华摘要:文章以英、美、加、澳四国国家档案网家级综合性档案馆。它在2003年4月2日与皇家历史手稿委员会实行合并，组建英国国
海外采风
DANGANGUANLI
国外档案网站信息资源整合及其借鉴
□顿琴, 吴建华
摘
要:文章以英、美、加、澳四国国家档案网
家级综合性档案馆。它在2003年4月2日与皇家历史手稿委员会实行合并，组建英国国家档案馆（Na -
站为代表，通过用户的前台访问来探讨国外档案网站的整合状况，从各档案网站整合的资源类型、内容、范围，整合后的浏览效果、检索功能、特色服务几个方面作了具体的比较分析，在此基础上提出了借鉴国外档案网站信息资源整合的建议。
关键词:档案网站；信息资源；整合；PRO ；
tional Archives of United Kingdom ），不仅保管政府
部门的公共文件并提供利用，而且可全面提供与英国历史有关的私人档案信息。澳大利亚国家档案馆（National Archives of Australia ，简称为NAA ，网址为
和保存联邦政府各部、皇家委员会、司法、军事、安全、情报、外交等部门的档案，同时也保管历任总督、首相及各部部长的个人文件。美国国家档案文件署（National Archives and Records Administration ，简称NARA ，网址为http://www. archives . gov/）是美国国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关。加拿大国家档案馆是加拿大唯一的中央级档案馆。它于2003年10月2日与原加拿大国家图书馆合并，成立加拿大图书档案馆（Library and Archives of
NAA ；NARA ；LAC
档
案网站信息资源整合是指根据档案用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及
标准，实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取与优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台。实现档案网站信息资源整合，有利于网站资源组织的系统化和服务的集成化。随着我国档案信息化建设向纵深发展，实现档案信息资源整合与共享已成为大势所趋。本文拟就英、美、加、澳四国国家档案网站的信息资源整合状况作一些比较分析，以期为我国档案网站信息资源整合提供一些参考。档案网站信息资源的整合涉及的面非常广，有很多整合工作是在后台进行的，并不为前台用户所见，因此本文主要基于用户的前台访问来分析国外档案网站的整合情况。
Canada ，简称LAC ，网址为http://www. collectionscana -da . gc . ca/），隶属于加拿大遗产部。其目标是向所有加
拿大人提供对文本、传记及其他文献的简便的、“一站式”存取。
［1］
2整合的基础———档案网站信息资源
档案网站上丰富的档案信息资源既是网站的血
肉，也是整合的重要对象。整合档案网站信息资源的基础工作便是做好信息资源特别是馆藏资源建设。档案网站上的信息资源一般以馆藏档案为主，但不局限于此，也可以是档案的前身———文件，还可以是基于档案开发出的各种资源和其他呈现在网站上的
1网站选择及背景介绍
英国、美国、加拿大、澳大利亚四国的档案网站
发展比较成熟，且均为英语网站，便于借鉴。英国国家档案馆（Public Record Office ，简称PRO ，网址为
各种服务信息。
2. 1各网站整合的资源类型
注:本文系“档案网站信息资源普查与整合研究”（国家档案局科技项目，批准号：2007—X —16；教育部人文社会科学研究
2007年度规划基金项目，批准号：07JA870010）成果之一。
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档案网站上的信息资源按照在网站上的体现形式可以分为馆藏数字化档案、现行文件、特色档案、编研成果四类。下面将具体分析四类资源在各档案网站中的体现。
多个方面，对用户有极大的吸引力。
2. 1. 4编研成果。档案馆往往利用本馆拥有丰富的
馆藏资源之便，作一些研究，形成的各种编研成果对用户了解相关史实、学习相关知识有重要意义。四大网站的编研成果均很丰硕，内容上，有指导档案工作实践的相关出版物、档案工作人员的研究成果、有关本馆馆藏的最新报道等，这些研究成果有不少是可以免费索取的；类型上，包括单篇研究论文、杂志、文摘汇编、著作，值得注意的是，四大网站均有自己的连续出版物，用来报道有关馆藏的最新消息和一些研究方法、研究成果等：英国有Ancestors Magazine （家谱），澳大利亚有news@archives（国家档案通讯）和Memento （纪念），美国有American
2. 1. 1馆藏数字化档案。四国的国家档案馆都将大
量的馆藏档案数字化后展示在其网站上，并建成了各种数据库，方便用户检索和利用，有一些还直接在网站上提供全文。英国PRO 网站数据库种类很多，有
Access to Archives (新增馆藏) 、The Catalogue （查
(网站调查日期为2008年
询目录）等共计21个数据库，但只能分别查询或浏览，缺少统一的检索平台
12月26日～30日，下同) 。美国NARA 网站主要有Archival Research Catalog(档案查询目录) 和Access to Archival Databases(档案数据库检索) 两个数据库，
前者是目录数据库，试图整合美国所有的馆藏档案，后者是一个全文数据库，它将部分馆藏数字化后全文上网。此外，美国还有Federal Records Guide （联邦文件指南）、Microfilm Catalog （缩微档案目录）作补充。澳大利亚NAA 网站有一个档案查询数据库
Originals （美国
土著），加拿大有The Archivist 文摘（《档案工作者》的文摘）。英国国家档案网还设有Bookshop （网上书店），方便用户购买档案书籍。
2. 2各网站整合的资源内容
社会实践的方方面面都会产生相应的档案。档
案涉及内容的广泛性和档案利用需求的多样性都要求作为档案馆宣传和服务重要窗口的档案网站提供尽可能广泛的档案信息资源内容。四大档案网站的资源内容如下：
英国PRO 网站：法律、税收、军事、医疗、移民、人口登记、人口普查档案等；
澳大利亚NAA 网站：政府文件、名人档案、高级法院档案、照片档案；
美国NARA 网站：联邦政府文件、家谱档案、军事档案、灾难相关档案、缩微档案、破产档案等；
加拿大LAC 网站：家谱档案、人口普查档案、政府文件、移民档案、专利档案等。
由以上可知，四大档案网站除澳大利亚国家档案网上资源内容相对单一以外，其他的几个国家档案网站资源内容均非常丰富。在此要说明的是，以上列出的各类资源均是其数据库中的资源，即都是用户可以检索利用的资源。不似国内的档案网站，只是在馆藏介绍中说明该馆的馆藏涵盖了社会活动的方方面面，但不提供具体资源供用户网上利用。
Record Search （档案检索）、一个照片档案查询数据
库Photo Search （照片检索）和一个人名查询数据库
Name Search （人名检索）。加拿大国家图书馆和档案
馆合并组建的图书档案馆LAC 网站还处于建设中，目前新的图书档案网查询系统Library,Archives,
Ancestors,Website Search （图书、档案、家谱、网站检
索）和合并之前使用的ArchiviaNet 并列运行。新查询系统将图书、档案、家谱、网站检索纳入到统一的检索界面，使用非常方便。
2. 1. 2现行文件。随着政务信息公开的开展以及文
档一体化管理趋势的增强，国内不少档案网站开始把现行文件查询纳入到其服务体系，使档案网站成为政务信息公开的一个重要窗口。不过国外的四大网站只有美国设有现行文件查询入口Federal
Records （联邦文件），为用户查询联邦文件提供服
务，而美国公布现行文件的重要窗口———现行文件中心是隶属于美国国家档案文件署的。
2. 1. 3特色档案。特色档案往往最能反映一个馆藏
机构的价值，是馆藏的精华所在。将本馆馆藏特色档案以适当的方式展示在网站上，对于宣传本馆，提高本馆、本网站的影响力有重要意义。从我国各档案网站上几乎都有这一栏目便可知其重要性。国外的四大档案网站同样都很重视特色档案的展示，英国的
2. 3各网站整合的资源范围
各档案馆的馆藏资源无疑是各档案网站进行资
源整合的重点，但调查发现，四大网站除澳大利亚以外的其他三个网站在整合本馆资源的同时，也很注重利用档案资源与其他资源的关联性，或与其他机构合作（尤其是与图书馆的合作），或自主研发，将其他很多非本馆资源也纳入本网站的整合范围，提供集成化服务。具体来说，英、美、加均与图书馆进行了整合，如美国的档案图书信息中心的在线公共查询目录（Archives Library Information Center Online
Exhibition and Treasures （展览和珍藏）、澳大利亚的Online Exhibits （网上展览）和Gallery Exhibitions （画
廊展览）、美国的Online Exhibits （网上展览）、加拿大的Portrait Gallery of Canada （加拿大肖像展）均是其体现。有别于国内网站仅提供特色档案类目和简单介绍的状况，国外四大网站往往将其特色档案以全文的方式在网站上公开展示，而且展览的主题很多，内容非常充实，如英国的Exhibitions 有40多个主题，时间跨度上从1066年到20世纪，内容上包括王朝历史、人权、奴隶制、战争、犯罪档案、统计档案、电影等
Public Access Catalog ），美国的地方馆藏指南和研
究工具（Regional Guides and Research Aids ）实现了与地方馆藏的简单整合；加拿大的传记辞典（Dic -
tionary of Canadian Biography Online ）、论文查询入
口（Theses Canada Portal ）, 还将传记资源、研究论文
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纳入整合范围。此外，英国国家档案馆还与其他多家单位合作开发了一些资源，如Access to Archives （档案查询系统），The Official Non -Parochial BMDs
发现有错链接和空链接的情况。
3. 2检索功能
英国的A2A （全称Access to Archives ，档案查询
Service （非基督徒BMDs 服务）(BMDs全称为Birth, Marriage and Death registers ，即出生、婚姻、死亡登
记) 。
系统）、美国的ARC （全称Archival Research Catalog ，档案查询目录）、加拿大的Archives Search （档案检索）和澳大利亚的Record Search （文件检索）分别是四大档案网站核心的检索系统，本文以这四大检索
33. 1
各档案网站信息资源的整合效果比较浏览效果
浏览效果主要反映在网站类目组织的清晰度、
系统为代表，来比较分析各档案网站的检索功能。
3. 2. 1检索方式。检索方式有浏览查询、单一检索、
复合检索三种，三种方式各有特点：浏览检索便于利用需求不太明确的用户边浏览边查询，在浏览中发现查询需求；单一检索的检索界面简单，易于利用，是最常见的检索方式；复合检索允许用户对检索结果作出多种限定，对于提高检索的准确率意义重大。调查发现，四大数据库均提供了单一检索和复合检索方式，反映了各档案网站对建设统一的检索平台的重视。但浏览查询方式却并没有在其主要检索平台得到体现，而是在其他较小的查询平台上有所运用，如美国的全文数据库Access to Archival
是否有网站地图以及网页链接情况。
3. 1. 1各档案网站的一级类目。四大网站的一级类英国PRO 网站：About us （关于我们）、Visit us
目如下：
（访问我们）、Research and Learning （研究和学习）、
Search the archives （档案检索）、Services for profes -sionals （专业服务）、News （新闻）、Shop online （网上
购物）；
澳大利亚NAA 网站：About us （关于我们）、
Databases(档案查询数据库) 便同时提供浏览查询和
检索查询。
Records management （档案管理）、Collection （馆藏）、Learning （学习）、What's on （新闻）、Services （服务）；
美国NARA 网站：What We Do （我们做什么）、
3. 2. 2检索途径。检索途径是用户检索档案时的各
种渠道，多样的检索途径对于提高用户检索的便捷性和检索效率有重要意义。四大网站均提供了多样化的检索途径，其中，关键词、时间、馆藏地、著录号、参考号（Reference numbers ）几项是各数据库都提供的检索途径。
Explore &Interact （探索和互动）、Research &
Order （研究与订购）、Federal Records （联邦文件）、Participate in Government （市民参政）、Apply For …
（申请……）；
加拿大LAC 网站：Who We Are （我们是谁）、
3. 2. 3检索深度。检索深度是对用户检索的档案著
What We Have （我们有什么）、What We Do For （我
们为谁服务）、What's Happening （发生什么事）。
由以上可知，四大网站的一级类目设置各具特色，内容都比较清晰，功能也很明确，都包括了网站介绍、馆藏检索、新闻、学习和服务等几个方面。
录级别的规定，也是档案实体管理层次的重要体现。检索深度越深，用户越容易精准地找到自己所需的档案。调查发现，除英国的A2A 数据库不分级别直接提供任意关键词检索外，其他几个数据库的检索深度均包括了与文件保管单元相一致的各个级别，从高到低分别为Record Group （文件组合）、Collection （分组合）、Series （系列）、File Unit （案卷）、Item （文件）。
3. 1. 2网站地图（site map ）。网站地图描述了一个网
站的架构，既方便用户了解本网站资源的全局，也有利于搜索引擎检索到本网站的内容，它的形式多样，包括内容目录、索引、网站地图、指南、快速演示等。英国既有A to Z index of our website （主题字顺索引），也有site map （网站地图），澳大利亚有site
3. 2. 4检索帮助。检索帮助为用户利用本检索系统，
快捷地检索到所需要的档案提供各种技巧和帮助信息。四大网站检索窗口旁都有类似Search Tips （检索技巧）、Help with Searching （检索帮助）、Frequently
map ，美国为Subject Index （主题索引），加拿大网站
our
内容比较简洁，没有专门的网站地图，但其on 网站内容，起到了一定的网站地图作用。
Asked Questions （常见问题解答）、How to Search （如
何检索）等链接告诉用户如何进行检索，英国A2A 数据库还提供Glossary （词表）帮助用户认识数据库的条目构成，从而更好地选择检索词。
websites （我们的网站上有什么）基本上涵盖了整个3. 1. 3
网页链接状况。利用网络超文本链接特性，可
以将文献的有关知识点链接起来，达到将有关的数字资源链接在一起，形成一个具有内在联系的有机整体，以便用户更方便地利用数字资源的目的。链接既要丰富，也要有效，错误的链接和空链接会干扰用户。以项目组调查这四大网站的经历，四大网站的链接都很丰富，通过一步步追踪这些链接，常能让用户有新的发现，甚至能将用户由一个不太适合的数据库导向另一个更适合的数据库。并且，调查人员没有
3. 3特色服务
整合的最终目的是更好地服务用户。档案网站
在提供一般服务的同时，增加一些特色服务，有助于
提高吸引力，优化服务。四大网站都很注重提供特色服务，除了相比于国内网站的Features （特色）、Exhi -
bitions （展览）、Quick Links （快捷链接）、Genealogy Center （家谱中心）等特色外，四大网站之间也各有特
色。
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3. 3. 1英国：①My Page （我的网页）。用于用户注册，4. 2加强与外单位的交流与合作，扩大档案网站的
注册用户可以保存检索方式和检索结果，并可给网页添加标签，方便日后查看。同时网站也会记录用户的兴趣，将符合用户兴趣的网页主动推送给用户。②
整合范围。档案馆仅靠自身资源来提供的服务往往有限，但档案馆如能加强与其他诸多部门的交流与合作，不仅整合馆内资源，也尝试与外单位资源进行整合，将极大地拓展档案网站信息资源的整合范围，促进集成化信息服务的提供，使档案网站成为名副其实的网上信息中心。四大网站中有三个（英、美、加）都有与外单位的合作，特别是与图书馆部门、家谱研究中心等相关单位的合作，成效显著。国内档案网站目前的整合范围往往局限在本馆资源，除了部分档案馆将政府现行文件纳入服务范围，很少有与外单位的交流或者合作。国内档案网站在这方面作一些改进，意义重大。
take a break （休息片刻）。在这里，用户可以给朋友
发送一张精美的电子贺卡，而贺卡来源于馆藏，可以在线计算一下所拥有的各种币种的现金，还有七巧板等小游戏。③UK Government Web Archive （英国政府网站档案馆）。英国建有世界上第一个政府网站档案馆，里面保存了政府使用过的所有网站网页信息，对于了解英国政府的历史非常有价值。
3. 3. 2澳大利亚：澳大利亚也提供用户注册服务，并
且除了传统的Records Search （文件检索）外，还有专门的Photo search （照片检索）和Name Search （名字检索）。此外，它还提供Check-up （核查）服务，它是一个评价某机构信息和文件管理水平的工具，能帮助管理人员了解本机构的文件管理状况，提高本机构的文件管理水平。
4. 3完善档案网站建设，创造理想的整合效果。档
案网站信息资源整合的成果主要还是通过档案网站来体现，没有好的网站，将无从谈理想的整合效果。综观四大网站，类目组织的一致性、规范性，链接的丰富有效性，网站地图的设置，网页的美观程度等都给用户留下了深刻的印象。相比之下，国内的档案网站确实还有很多要学习和改进的地方。
3. 3. 3美国：①Regional Guides and Research
Aids （地方馆藏指南和研究工具），虽不直接提供各
地方档案馆的馆藏查询，但详细介绍了各地馆藏和特色，并提供了查找各地馆藏的查询工具，对于用户查找各地馆藏有重要参考价值。②Participate in
4. 4打造统一的检索平台。统一的检索平台让用户
可以通过一站式检索，快捷地找到自己所需要的信息。是否有统一的检索平台是衡量档案网站信息资源整合效果的重要标志。四大网站用实践证明了这一点，都非常重视检索平台的构建，并力图将更大范围的资源纳入到统一检索平台上来，而且检索途径众多，检索深度得当，帮助信息丰富，为用户检索档案信息提供了极大的便利。国内目前还有很多档案网站根本没有检索窗口，或者有窗口但只是摆设，不能检索任何信息。打造切实可用的统一检索平台是我国众多档案网站努力的重要方向。
Government （市民参政），尤其是其中有一栏目为Your Voice Matters （你的意见很重要），不仅使国家
档案网站成为联邦政府文件的一个重要开放窗口，还成为市民参政议政的重要窗口，帮助政府收集民众的反馈意见。
3. 3. 4加拿大：①Canadian Information By Subject
（加拿大信息主题），提供了一个查询全国网站的平台，用户在此输入要查找的主题信息，系统可以将全国所有与此主题相关的网站集中起来反馈给用户。
4. 5提高服务意识，注重以户为本，提供特色服务。
②Dictionary of Canadian Biography Online （加拿大
在线传记辞典），可以在线提供名人传记的查询服务。③Theses Canada
国外档案网站之所以资源丰富，甚至将特色馆藏等珍贵资源免费提供给用户，检索功能突出，在资源的组织和服务的提供上处处体现着以用户为中心，并且还开发出了很多特色服务项目来丰富用户的档案网站体验，这其中一个很重要的原因就是服务意识非常突出，这一点也是国内的档案机构十分欠缺的。
Portal （加拿大论文查询入
口），可以直接查询全国的论文，是对教师和学生非常有用的一个检索工具。
4国外档案网站信息资源整合的借鉴
5
通过对国外档案网站信息资源整合的比较分析可知，国外档案网站在信息资源整合方面有很多有益做法可供国内借鉴，归纳起来有以下几方面。
结语
国外档案网站信息资源整合实践中可供借鉴的
地方有很多，在此分析归纳的只是其中一隅。理论分析的落脚点还在于实践，国内档案网站要勇于改革创新，善于吸收国外档案网站信息资源整合的先进成果，不断优化自己的整合实践，切实提高整合效果和服务效果。■参考文献：
［1］王知津. 创新型的知识机构———新组建的加拿大图书档案馆［J ］. 档案学通讯，2005（4）.
（作者单位：南京大学信息管理系
来稿日期：
4. 1加强档案信息资源建设，为整合做好充分的资
源准备。档案信息资源建设特别是馆藏档案的数字化工作是整合的重要基础性工作，必须予以重视。国外的四大档案网站上的信息资源均很丰富，类型多样，特色鲜明，吸引着众多的档案用户。而国内的不少档案网站内容单一、空泛，已成为档案网站信息资源整合的重要制约因素。因此，国内档案网站要想获得理想的整合效果，首要的工作便是加强档案信息资源建设。
2009-08-14）
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