中国万网总公司费用请款及报销规定
中国万网文件编号：HC/B14-C01版 本 号：V1.1.0发 放 号：受控状态：中国万网总公司费用请款及报销规定编制人： 编制日期：2006年1月6日 审核人：
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文件编号：HC/B14-C01
版 本 号：V1.1.0
发 放 号：
受控状态：
中国万网总公司费用请款及报销规定
编制人： 编制日期：2006年1月6日 审核人： 审核日期：2006年1月6日 批准人： 批准日期：2006年1月6日
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北京万网志成科技有限公司
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中国万网总公司
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费用请款及报销规定
一、 目的及适用范围：
为了规范总公司的费用请款及报销流程，特制定本规定。本规定适用于总公司除固定资产、无形资产（软件）及低值易耗品采购以外的所有成本、费用的请款及报销。
二、请款及报销的概念说明：
1、 请款：是指在取得收款人发票或收费单据前需事先向财务部支取现金或支票的请领工作，
以及日常的员工借款工作。员工借款仅指员工为公司办理业务而发生的日常费用的借款，如办公费、交通费、差旅费、会议费、培训费、应酬费等。
2、 报销：是指在取得收款人发票或收费单据后持签字手续齐全的《支出凭单》直接向财务部
领取现金或支票的工作。
三 请款及报销的基本要求
1、 需填写的凭单类型：
（1）、请款需填写《用款申请表》，个人借款需填写《借款单》；
（2）、报销需填写《支出凭单》，报销差旅费需填写《差旅费报销单》。
2、 请款及报销凭单一律用黑体签字笔填写。
在办理请款或报销时，要求认真、正确地填写有关凭单的各项内容。对于费用支出，必须写明费用承担部门、所占预算项目、费用所属期间、要否冲减预提或进行摊销等。对于成本支出，必须写明相关业务内容，成本所属期间、要否冲减预提或进行摊销等。
3、 在办理请款或报销时，对于涉及合同的，需提供有效的合同复印件。对于同一份合同涉及
多次付款的，可仅在第一次请款或报销时提供该合同复印件，此后的请款或报销可不用再提供，但如合同进行了更新，则需在此后的第一次请款或报销时提供更新后的合同复印件。 对于委托加工合同涉及的请款或报销，还需提供委托加工物品的验收报告（预付款请款除
外）。
4、 在办理报销时，发票或收费凭据一定要齐全，且与报销内容相符。发票或收费凭据上必
须盖有“国家税务局监制”或“地方税务局监制”的印章，且应加盖发票开据单位的发票专用章。不得使用虚开、伪造的发票报销。白条及收据不得抵作发票使用。
发票抬头（“付款人”）处一般应为所附合同中我方公司的全称。对于无合同的，如日常费用的的报销，发票抬头处一般应填写“北京万网志成科技有限公司”。对于必须由中国万网下属其他公司承担的费用，发票抬头处则应写明此公司的全称。
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5、任何金额的请款（含员工借款，下同）均需本规定所指定的授权主管签批。
5000元以下（不含5000元）的请款需授权主管、财务总监共同签批后方可执行； 5000元以上（含5000元）的请款还需经公司CEO 批准方可执行；
对于员工借款，应在《借款单》中详细写明借款原因，对于5000元以上（含5000元）的员工借款需另行提供用款计划书。
6、 小额费用的报销可直接由本规定所指定的授权主管签批后执行。
小额费用指每次费用金额在现金人民币800元（含800元）以下或支票（电汇）人民币 1，000元(含1,000元) 以下的支出；
对于高于人民币800元但低于5,000元（不含5,000元）的费用报销，均需授权主管、财 务总监共同签批后方可执行；
高于人民币5，000元（含5000元）的费用报销还需经公司CEO 签批后方可执行。
7、 对于频繁出差的业务人员，可申请备用金作差旅周转金。频繁出差是指平均每月在外地出差的时间多于在公司办公的时间，且此种状况的保持时间长达三个月以上者。备用金的申请需填写《借款单》，经该部门经理签字确认后，按上述请款程序办理。
因情况发生变化，备用金无须继续借用的，业务人员则应及时归还财务部，财务部则向该业人员开具备用金收回凭据。备用金只能由该业务人员专人保管，并按规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。一经查明有以上违规情况者，财务部则立即通知偿还全部备用金。
该部门经理有责任随时监督备用金的使用及保管情况。对于无须继续借用备用金的情况，要及时督促业务人员办理偿还手续。另外，该部门经理须对备用金的安全负责，如发生备用金无法收回的情况，该部门经理则须承担连带偿还责任。
在备用金未交回财务部期间，如该部门经理发生变更，业务人员须先交回原备用金，重新办理备用金的申请报批程序，由新任部门经理重新审核签字。
业务人员领用备用金后，应按照本规定每月至少办理一次报销手续，以便及时核算差旅费用。
7、 本规定所指定的授权主管、财务总监及CEO 不在公司期间，需由《中国万网授权管理附表》中指定的被授权人，或由授权人临时指定的签批人代为签字后，方可到财务部办理相关的付款手续。出纳应将有关的临时授权文件（包括邮件）保存好。
8、本规定所指定的授权主管需将其签名字样交财务部出纳处备案。签名如有变更者，则需在
第一时间将变更后签名字样交财务部出纳备案。
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四 请款程序
1、 业务请款需填写《用款申请表》，个人借款需填写《借款单》，并附上相应支持文件。
2、 报本规定所指定的授权主管批准，并按第三条规定取得财务总监、CEO 的批复；
3、 持批准后的《用款申请表》或《借款单》到财务部办理支取现金或支票的手续；
4、 出纳在收到签字齐全、附件资料完备的《用款申请表》或《借款单》后，对于现金或支
票请款，应在两个工作日内办理付款。对于必须去银行柜台办理的请款，应在五个工作日内完成。对于同一部门一人或多人同时申请员工借款达到一万元的，应提前一天向财务部提出申请。
5、 《用款申请表》一式二联，在财务部办完付款手续后，财务部出纳和会计各持一联。请
款人须在规定时间内（收款人是北京市的，在一周内；收款人非本市的，在两周内；对于域名及推广业务的成本发票，在下月初提供给财务部）取得收款人开具的发票或收费凭据交财务部出纳，出纳将其持有的《用款申请表》联及有关的发票或收费凭据一并交会计记账。
如请款人未按规定时间提供发票销账，财务部将拒绝为其办理任何新的请款。
对于超出上述时间范围，且无合理的原因未在当月将发票或收费凭据交至财务部的，财务部会将该请款视同申请人的借款，在月末结账时，按个人借款处理，并通知人力资源部扣除其当月工资，直至取得该款项的发票或收费凭据。对于此种情况，需填写《支出凭单》并后附发票或收费凭据办理报销手续，方可领回暂扣工资。
5、 对于员工借款，在财务部办完付款手续后，《借款单》需暂由出纳保存，待借款人在当月
办理报销手续时，归还借款人；对于借款人跨月办理报销手续的，《借款单》则由出纳交会计进行挂帐处理。
五 报销程序
1、 填写《支出凭单》，报销差旅费则需填写《差旅费报销单》，后附相应的发票或收费凭据，
以及其他必要的支持文件；
2、 报本规定所指定的授权主管批准，并按第三条规定取得财务总监、CEO 的批复；
3、 持批准后的《支出凭单》到财务部办理支取现金或支票的手续；
4、 出纳在收到签字齐全、附件资料完备的《支出凭单》后，应在二个工作日内办理付款。
5、 对于员工借款项目的报销，借款人必须在规定的时间内持批准后的《支出凭单》或《差
旅费报销单》，到财务部报销、冲帐，或多退少补。
员工借款的报销时间规定如下：
因出差外地发生的差旅费、会议费、培训费、及相应的应酬费借款必须在返回公司后3 个工作日内办理报销手续；
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其他情况下的借款必须在借款后5个工作日内办理报销手续；
对于未在规定时间内办理报销，结清借款的员工，财务部则拒绝为其办理任何新的借款。对于未按规定时间报销导致借款出现跨月现象的，财务部将在月末通知人力资源部从该借款人员的当月工资中扣除相应的借款金额。
6、 严禁在报销过程中弄虚作假。凡虚报费用、模仿主管签名报销的， 一经查实, 即根据情
况严重程度通知人力资源部予以以扣发工资、降级、辞退等处罚。财务人员须认真核查并有权撤出不符合规定的单据。
六 主要成本、费用项目说明及请款报销要求：
1. 域名及推广业务成本：包括域名及推广业务预付款的请款以及成本的直接请款或通过信
用卡递交的零星业务成本的请款及报销。
对于预付款请款，需填写《用款申请表》，并说明我公司在供应商网站开设的预付款帐号 的余额情况（可后附供应商网站预付款余额界面记录）。在月末将业务发票交至财务部。 对于业务成本的直接请款（如网易推广业务）或通过信用卡递交的零星业务成本的请款（如.HK 域名注册业务），需填写《用款申请表》，后附客户的业务付款记录。之后业务员须将供应商提供的业务成功确认单（或收费凭据）及信用卡对帐单及时对帐，并交财务部出纳，以便及时入帐。
对于通过信用卡递交的零星业务成本的报销，需填写《支出凭单》，并后附供应商提供的业务确认单（或收费凭据）、信用卡对帐单及客户的业务付款记录。对于确实无法取得客户付款纪录的业务(如google 推广业务) ，可不附客户的业务付款纪录。
2. IDC 成本： 指公司因经营需要在各互联网数据中心（简称IDC ）发生的机架及流量费用。
对于超出流量费的请款，须在《用款申请表》上列明超出流量费的计算过程，或后附文件说明。
3. 技术开发成本：指公司为客户提供网站建设服务所发生的成本。请款时，须在《用款申
请表》上写明客户名称、客户ID 号、收入发票号码、收入金额，并后附公司与客户签署的《网站建设合同书》、公司与外包商签署的《项目开发委托协议书》，以及《项目纪录单》和《客户确认单》。由销售会计确认收入并签字后，方可办理正常的请款手续。
4. 服务器托管成本：指公司将客户的服务器托管给某互联网数据中心（简称IDC ）所发生
的成本，以及因客户租用公司的服务器，公司将该服务器托管给某互联网数据中心（简称IDC ）所发生的成本。请款时，须后附公司与IDC 签署的《服务器托管服务协议》。
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5. 服务器租用成本：指因客户租用公司的服务器而发生的公司购置服务器的成本。请款时，
须在《用款申请表》上写明客户名称、客户ID 号、收入发票号码、收入金额，并后附公司与客户签署的《服务器租用合同》、公司与服务器供应商签署的《服务器购买合同》。由销售会计确认收入并签字后，方可办理正常的请款手续。
6. 人力费用：包括工资及福利费、加班费及劳务费、住房公积金及社保费用。
工资、福利费、加班费、劳务费、住房公积金、社保费用及个人所得税的计算以及福利 费用的计提由人力资源部进行。工资发放、住房公积金及社保费用的缴纳以及福利费、工会经费的支出由薪资福利考核专员申请，人力资源及行政总监批准即可，无须CEO 及财务总监签批。
7. 房租、水电费用：指公司租用办公经营场所发生的房屋租金、物业管理费、停车费、绿
色租摆费、室内保洁费及水电费等。对于房屋租金、物业管理费的请款，应后附相关物业公司发出的《付款通知单》。
8. 通讯费：指办公用座机电话费及手机费用。
座机电话费用的报销只需IT 系统管理部、客户服务及质量控制总监批准，无须CEO 及财务总监签批。
手机费用的报销规定如下：
a) 由行政部统一代员工支付的手机话费的请款和报销只须人力资源及行政总监批准，无
须CEO 及财务总监签批。
b) 其他员工手机费用的报销需由相应授权主管签批后方可执行，无须人力资源及行政总
监签批。
c) 超过报销限额的部分由请报人员自付，限额以下则实报实销。
9. 办公费：因公司经营需要所发生的购买办公用品及发票费用、邮寄费用、印刷费用等。公
司所需业务发票均由财务部统一购买，公司办公用品均由行政部统一购买。其他部门如有特殊需求，可依据本部门的办公费预算，自身安排购买。
公司所有办公费支出的请款及报销，均需交由人力资源及行政总监签批。
10. 交通费：指员工因公外出办事所发生的车票、汽车加油费、停车费、过桥费等。
员工因公外出办事，如借用公司用车应遵循公司有关规定。
如使用员工个人的汽车外出办事，员工在报销因此发生的汽油费、停车费时，应提供该员工与公司签署的《汽车使用租赁协议》，报销金额不得超过协议中规定的金额。
如乘出租车办出办事，对于单笔出租车发票超过50元的，报销人员应在该出租车票背面
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注明起止地点、事由，并签名。
11. 差旅费：指公司员工因业务需要出差外地发生的费用。包括交通费（含出差地交通费）、
住宿费、邮电费、办公用品费、餐费等。具体差旅费报销标准参见《中国万网差旅管理
实施细则》。
此项费用在报销时需填写《差旅费报销单》。对于住宿费，除提供发票外，还需提供住宿
水单。如无水单的，应在发票上注明费用内容。
12. 维修费；指对房屋、汽车、复印机、打印机、电脑、服务器、交换机、家具等资产进行维
修所发生的费用。
13. 应酬费：指公司员工因业务需要所发生的交际应酬费用，包括餐费，食品、礼品费等。
对于单笔应酬费发票超过500元的，报销人员应在相应该发票背面注明发生原因、参加
人员及其单位名称、时间、地点，并签名。
14、 培训费：指公司因业务需要对客户进行培训发生的费用或公司员工参加外部培训发生的
费用及公司内部组织员工培训发生的讲课、资料费用等。所有培训支出均需交由人力资源
及行政总监签批。
15、 市场推广费：指公司因业务需要发生的市场宣传费用，包括广告设计制作及发布费用、
媒体费用及委托加工宣传产品费用等。
在请款或报销时，对于平面广告设计支出，需附有设计方案。对于平面广告发布支出，须
附有纸介广告原件或复印件。对于委托加工制作宣传产品的支出，须附有产品验收单。
16、 会议费：指公司内部组织会议发生的费用或公司员工参加外部会议发生的费用。在请
款或报销时，需写明会议时间、地点、参加人员、会议内容等，或后附相关说明。
17. 客户费用：指公司组织客户活动发生的日常费用。
18. 中介机构费用：指公司聘请会计师事务所、律师事务所、税务师事务所、人才咨询公司、
市场研究机构等中介机构所发生的费用。
19. 税金：指公司缴纳的印花税、房产税、土地使用税（费）、车船使用税等税金。
20. 保险费：指公司财产、车辆等投保发生的费用。
21. 政府费用：指支付给政府部门的为取得各种权利证照等而发生的费用。
22. 财务费用：指发生的银行手续费、首信及银联手续费等。
七 附则
本规定自发布之日起开始执行。本规定的解释权归属中国万网财务部。
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附件：授权主管名单
● CEO ：负责CEO 部门
总监●财务总监：负责财务部
总监●主管人力资源及行政：负责人力资源部、行政部、法律事务部、质量控制部 副总裁●主管市场：负责市场副总裁、市场部 总监● 主管技术：负责技术副总裁、运行部、研发中心 总监● 主管产品：负责产品总监、产品规划部 副总裁●主管销售：负责销售副总裁、北京渠道、北京营销及各分支机构 总监●主管IT 系统客服：负责IT 系统管理部、客户服务中心、业务处理部 ● ● ● ● ● ● ●
中国万网财务部
2006年01月18日
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