如何在字处理程序中利用自动图文集提升编辑效率

随着电子化程度的提高，我们日常工作中需要使用电脑文档的频率也越来越高。有些文档，比如红头文件、信息简报等，它们开始几行的文字和格式往往都是固定的，这部分固定的内容，可以用自动图文集的方式，提升输入和编

随着电子化程度的提高，我们日常工作中需要使用电脑文档的频率也越来越高。有些文档，比如红头文件、信息简报等，它们开始几行的文字和格式往往都是固定的，这部分固定的内容，可以用自动图文集的方式，提升输入和编辑的效率。

一、创建自动图文集

首先，在字处理程序中创建一篇简报类型的文档。这篇文档的开头是红色、大字号的文件头，接着是带有红色下划线的文件字号，然后才是文档的标题和正文。如果经常要制作此类简报，或者其他类型的文件也需要有类似的红头和字体字号，那将这部分文字保存为自动图文集，就很有必要了。

为了将上述内容创建为自动图文集，我们先用鼠标左键选中文件头的部分（包括前后的空行也同时选中）。然后，依次单击工具菜单→自动图文集菜单项。将会弹出自动图文集对话框。在名称框中，为将要保存的图文集起一个名字，比如叫文件红头；然后，用鼠标左键单击对话框下方的自动图文集下拉菜单按钮，在弹出的菜单中单击新建。

这样，上一步骤的操作将会在对话框左侧我的自动图文集条目下，新增一个叫文件红头的子条目。当需要创建一个新文档，并需要用到上述文件红头类型的文字内容时，我们可以参考前面的步骤，再次单击工具菜单→自动图文集菜单项，在弹出的自动图文集对话框中，选中文件红头条目。最后，单击对话框中的插入按钮，这将会在新文档的当前光标位置插入这个自动图文集的内容，省时省力，方便快捷。

二、应用自动图文集

除了刚才提到的文件头外，还有很多场景也可以用到自动图文集。比如，在公司日常工作中，我们可能需要频繁地发送邮件，而这些邮件的格式和内容也往往是相似的。这时候，我们可以将这些相似的内容保存为自动图文集，以便在需要的时候快速插入。

另外，我们也可以将一些复杂的公式或者表格保存为自动图文集，以便在需要的时候直接插入。这不仅可以加快工作效率，还能减少由于手动输入出错而带来的麻烦。

总之，自动图文集是一个非常实用的功能，它可以大大提升我们的工作效率。希望大家在日常工作中能够善加利用。