东北三省档案网站建设分析

东北地区省级档案信息网站建设分析姓名：张贺苗 班级：09档案 学号：2009409056【摘 要】本文阐述了建设档案信息网站对档案事业的发展和档案信息资源开发利用的重要价值，介绍了东北地区省

东北地区省级档案信息网站建设分析

姓名：张贺苗 班级：09档案 学号：2009409056

【摘 要】本文阐述了建设档案信息网站对档案事业的发展和档案信息资源开发利用的重要价值，介绍了东北地区省级档案信息网站的建设现状，将三省档案信息网站基本信息进行了详细对比分析，提出了如何优化档案信息网站的几点建议。

【关键词】档案信息网站 环渤海地区 省级档案信息网

随着时代的发展与进步，网络在人类社会的经济、政治、文化发挥咱中所发挥的作用越来越大，网络为信息的流通提供了一条高速公路。整个社会信息化的发展促进了档案信息网络化的发展，档案信息网站已经逐渐成为实现档案信息化的主要途径，成为了信息时代档案事业发展的必然需要。许多省份也都紧跟时代潮流建立了自己的档案信息网站，档案网站已经成为档案界关注的焦点。

一、建设档案网站的意义

1提高档案信息资源共享程度。档案信息网是以互联网为工作平台的，它通过对档案信息数字化和建立数据库，实现档案信息资源的重新整合。这种整合打破了原始的档案馆提供服务时所受时间、空间的限制。这有助于广大用户全面系统便捷的利用档案，扩大档案信息利用范围，提高档案信息的共享度。

2创新档案信息服务实现途径。档案馆以用网络这一载体可以突破传统体制的束缚，网上档案信息可以24小时为公众服务，便于利用者随时随地、无须长途跋涉就能获得所需信息，也无须档案人员不断到库房调卷就阅读到大量的档案信息。同时还可以通过网站的交流平台轻松实现与用户的直接交流，实现互动。实现了档案馆信息服务由被动向主动的转变，有利于档案馆扩大服务范围，拓宽服务领域，实现档案价值最大化。

3起到宣传窗口的作用。可以说，多年来档案馆的工作一直是在沉默中进行的，做的好与坏都没有人来评论。因为档案馆很少对自己做任何宣传，外界对档案馆知之甚少。这种局面不仅使档案馆的工作积极性受到打击，更重要的是公众对档案馆的不了解直接导致对档案的不重视，导致对档案的不利用。建立档案网站，不仅可以给用户提供便捷利用档案的途径，同时也可以对档案馆、档案事业进行很好的宣传，使广大用户树立档案意识，加深对档案价值的认识。这样可以实现档案部门与用户的双赢。

二、东北三省档案网站基本信息

“越是经济发达的地区，档案事业做得越好。”据笔者了解，这一说法在档案界很是流行。作为我国重点经济发展区的东北地区在国民经济发展中占有着极其重要的地位，它主要包括黑龙江、吉林省、辽宁省等省，它们在档案信息网站建设方面都取得了一定的成就，但是，同时也还有许多有待进一步发展的地方。

笔者通过网站浏览的方式，对这三个档案网站进行了统计分析，得到了它们的网站基本信息。

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1网站栏目设置。栏目的设置是对网站信息数量和质量的直观反映同时也是体现网站建设水平的重要方面。笔者对三省档案网站的一级栏目和二级栏目进行了调查，从一个侧面了解到了三省档案网站栏目的设置情况，如下表所示：

表1

从上表可知，东北三省档案信息网中，辽宁省的一级栏目和二级栏目总数排名第一，其中二级栏目也远远超过黑龙江和吉林位列第一；吉林省一级栏目远远少于黑龙江省和辽宁省，二级栏目基本与黑龙江持平，因此总排名第三。一级栏目在网站的首页出现，直观醒目，是网站内容的初级反映。二级栏目是对一级栏目的延伸和拓展，往往具有更多实质性的内容。栏目设置并非越多越好。评价网站栏目设置的质量要看具体的栏目名称、栏目所包含的内容、栏目对网站价值实现的重要程度以及是否有创新等。

通过对三省档案信息网的认真浏览分析，笔者得出三者栏目设置之间最典型的共同之处就是功能相似栏目多，且都为一级栏目。如局馆长致辞、局馆介绍、政策法规、地区风貌等，笔者同时也浏览了国内其他一些省级档案网站发现也都有类似现象。笔者认为，档案网站最根本的目的是为用户提供利用，方便用户更好的查找利用档案。对档案馆进行宣传只能算做冰山一角，没必要在一级栏目中占据大篇幅，在网站首页占有大版块，这样容易形成本末倒置的局面，影响用户对档案的利用。应该把主要精力和资源放在档案检索等具有实质性的栏目上。

2档案网站利用率。提供档案利用服务时档案网站的主要功能，档案网站的利用率直接反映网站的建设水平。对档案网站的利用情况，笔者主要从两个方面来进行衡量，即档案网站日访问量和网站检索功能。

2.1档案网站日访问量。笔者通过浏览网站得知三省档案网站均提供网站总访问量，并且笔者分别于2012年5月29日和6月1日对三省档案网站进行了访问，那么三省档案网站的日访问量的计算公式则为：日访问量（人/天）=（第二次访问时访问人数—第一次访问时访问总人数）/两次访问间隔天数。根据公式计算得出：

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表2 从上表不难得出，三省当中，日访问量最最高的为辽宁省档案信息网达到了500人/天以上，远远超过了黑龙江和吉林。在这里要说明的是之所以辽宁省的总访问量排名最低，是因为辽宁省档案信息网在2010年进行了全新改版，辽宁省档案信息网改版之后迅速以其典雅大气的风格、丰富专业的内容、积极和谐的互动、务实的应用得到了社会各界的认同。日访问量位居第一是最好的说明。但是总体来看，东北地区省级档案网站的日访问量是较低的，这也说明档案网站的利用率较低，档案信息网的价值未得到充分发挥。

2.2检索功能的实现。在档案网站上直接进行检索是用户利用档案网站查找利用所需档案的最直接最常用的手段。检索途径的多寡、响应时间的长短、检索操作的易难都直接关系着档案网站检索功能的实现，关系着检索效果，进而关系到用户对网站的满意度。

笔者通过对三个档案网站逐一进行档案查询，并总结查询结果，从而对三省档案网站的检索功能有了系统了解。其中，需指出的是黑龙江省档案信息网首页有浮动图标“新版网站测试入口”，但是笔者对其进行点击却无法访问。在黑龙江省档案信息网中按时间查询，可得到档案的档案代码、全宗号、目录号、卷宗号、文件号和文件时间，同时也可以直接按其分类进行查询，但两种查询方法的结果都不尽如人意，多数只能查找到全宗目录或文件目录，很少能查找到档案全文，而且想要收听收看视频档案还必须下载播放插件。辽宁省档案信息网在改版之后，它以馆藏资源为基础，按馆藏档案类别划分为“馆藏档案”、“专题档案”、“民生档案”、“查阅平台”四个专题栏目，提供智能模糊搜索，在查询时只需要输入关键词即可在四个专题范围内查阅到所需的档案信息，查询结果既有文件目录也有档案全文。吉林省档案信息网提供的检索入口有标题、内容、关键词、发布时间等，输任一之后即可以查到所需档案。总体来讲，三省当中，档案网站的检索功能最强的是辽宁省，黑龙江省和吉林省档案网站的检索功能都有待于加强，尤其是在检索途径方面。

通过上文对三个网站的日访问量和检索功能的统计分析，我们不难得出三省当中，辽宁省档案网站的利用效率是最好的，吉林省和黑龙江省都应该借鉴学习其经验。

2.3互动平台。

档案网站的建设和利用不应该是档案部门自己唱独角戏，必须与用户进行及时的沟通建立密切的联系。通过浏览网站页面可知三省档案网站的互动平台有明显的共同之处，这主要体现在互动类栏目设置上，三个网站与用户联系的途径共同的是提供邮寄地址、

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E-mail 、电话。其中，辽宁省档案网站的亮点表现在它设有兰台论坛栏目，在这里用户可以通过留言等进行互相之间的交流，也可以和档案网站的人员进行在线沟通，这是紧跟时代步伐的。另外，吉林省档案信息网也设有留言板栏目，但是至今留言为0条，留言板形同虚设。黑龙江省则只是前文所提的三者共同的传统联系方式，没有新型的互动平台。

另外，笔者认为互动不应只包括档案网站和用户之间的互动，网站与网站之间，网站与其它相关部门之间也应该积极互动，目前主要体现为友情链接。三省档案网站均设有友情链接栏目，链接对象大同小异，相同的有链接有其它省级档案网站、本省的各级档案网站及政府网站等。值得一提是辽宁档案信息网的友情链接中有其他相关部门链接，说明档案网站建设理念已经发生了转变。

三、优化档案信息网建设的建议

1合理规划栏目，注重实用性。在进行栏目设置时，要从大局出发，以档案网站的建设目的为指向。可以采取相关栏目合并、失效栏目撤除、重点栏目突出、新型栏目增设的措施，使网页版面分布更合理，板块设计更优质，资源分配更科学。

2重视网站技术维护，完善服务水平。档案网站的建立很重要，但是日常维护也是必不可少的。加强日常维护不仅可以保证网站的安全，同时还可以及时发现网站中已存的或潜在的影响服务水平的技术问题，比如，友情链接无法打开等种种问题，及早做出处理。

3处理好网站的标准化和多元化关系。在我国现行体制下，进行档案网站建设必然要遵守统一的建设标准，然而事物都是有也应有其特殊性的。标准化和多元化并不冲突，它们是互相补充，相辅相成的关系。我们进行档案网站建设可以采取按统一的标准进行框架建设，然后在基础上进行个性化开发，突出地方特色，展现自己的亮点与个性。

4坚持以人文本，强化服务理念。档案网站的建设不仅仅是为了为档案部门做宣传，它更重要的价值在于充分利用馆（室）藏档案信息资源为社会各界提供利用，实现档案信息 资源的价值。在进行档案网站建设时应以用户需求为先，从用户的角度去考虑问题。比如，在制定检索策略时必须考虑到一般用户的档案知识水平和检索习惯等，提供人性化的检索途径。

参考文献：