ERP系统运营制度修订版

21世纪不动产石家庄区域分部ERP 系统运营制度一、 ERP 系统信息录入标准1. 新楼盘录入标准1.1）系统中的楼盘字典由运营部统一设定，门店在房源录入时发现系统中没有对应的楼盘字典可向运营部申请

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ERP 系统运营制度

一、 ERP 系统信息录入标准

1. 新楼盘录入标准

1.1）系统中的楼盘字典由运营部统一设定，门店在房源录入时发现系统中没有对应的楼盘字典可向运营部申请增加楼盘字典，门店申请楼盘字典时 需填写“楼盘字典申请表”并提供相应的产权证明复印件：

a. 有产权证的需要提供房产证复印件（含村证）；

b. 没有取得房产证的需要提供商品房合同或协议类的复印件；

c. 倒号类楼盘不允许增加楼盘，所有成交做其它收入。

1.2）新增楼盘必须完整准确填写“名称”、“拼音缩写”、“片区”、“地理位置”并进行“地图定位”。

1.3）“名称”指该楼盘附近市民对该楼盘的约定俗成的称呼，同时，“名称”填写遵循以下原则。 （1.3A ）楼盘命名按照房产本上名称填写，如果房产本未体现楼盘名称，则按照“约定俗称名（房产本街道号）”填写。

（1.3B ）单位宿舍名中包含地域名“河北省”“石家庄”的，完整的物业名称应为“省/市XX 宿舍 [路名 街名]”。

例：“省政府宿舍”、“市政府宿舍”等。

（1.3C ）单位宿舍名称既有简称又有全称的，按全称填写。

例：“建设银行宿舍”不能写成“建行宿舍”等。

1.4）“拼音缩写”由系统自动生成，遇到以下情况，必须手工修改：

（1.4A ）遇到多音字时，必须手工修改为正确的字母。

例：“朝阳新城”，系统默认为“cyxc ”，需手工改动为“zyxc ”。

（1.4B ）遇到阿拉伯字母时，必须手工将阿拉伯字母修改为拼音首字母。

例：“27中宿舍”，系统默认为“27zss ”，需手工改动为“eqzss ”。

1.5）“地理位置”指该物业门口位置，必须按照“房本位置”认真填写。

1.6）不符合以上标准的楼盘字典视为无效楼盘，营销部有权利将此楼盘删除或合并。

1.7）如出现两个或多个重复楼盘，将重复的楼盘视为同一楼盘进行处理。

2. 房源录入标准

2.1）经纪人必须在获得房源委托24小时内将房源信息录入ERP 系统。

2.2）新增房源页面的蓝色部分为必填项，必须完整、准确填写。

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2.3）房源所属经纪人电话与所在门店的固定电话必须填写，否则罚款10元/条。

2.4）“栋座/位置”、“单元”、“房号/室号”、“楼层”严格按照房产本录入，当房产本中“栋座/位置”、“单元”、“房号/室号”、“楼层”出现汉字或字母时，照常填写。

2.5）如该楼盘房产证地址未体现楼号或单元号默认为1。

2.6）“业主电话”必须真实有效（通过电话能够找到房主本人），如出现以下情况任何一种则视为无效。

（A ）有一个以上人员在跟进中反映“业主电话”无法接通，且房源录入人在72小时内无法合理解释或更新。

（B ）有三个以上人员在跟进中反映“业主电话”无法接通，且房源录入人无法合理解释或更新。

2.7）“备注”填写必须真实、详细、清晰。如该房源具备以下条件则必须填写：

（A ）有附属设施，如家具、家电等。

（B ）有地下室、小房、车库、停车位、小院等且是否包含在房价中。

（C ）有管道煤气、天然气、暖气等。

（D ）划分偏中门。

（E ）房屋不可以贷款。

（F ）房产不是石家庄市证。

（G ）要求租户必须为女性或必须合租。

（H ）注明出本日期及是否有营业税和个税

2.8）“售总价”“租总价”如实填写与更新“面积”必须如实填写和更新。

2.9）如房源信息发生变化，由回访人负责通知录入人，录入人须在24小时内对业主进行回访，并将房源信息修改正确或归档。违反本制度的行为将追加对录入人20元/次，店长10，区长10的罚款。

2.10）不符合以上标准的房源属于无效房源。店长有权利对本店的无效房源进行归档，并对无效房源的录入人处以20元/次的罚款。

2.11）区域分部将对无效房源的录入人进行20元/条的罚款。

3. 普通跟进信息录入标准

3.1）经纪人在查看业主电话前必须先与房源所属经纪人联系，了解该房产的具体信息，避免给业主打电话过多造成电话骚扰。

3.2）经纪人在查看过业主电话后必须填写跟进。跟进记录必须确保及时、真实、详细、文明，像“没有变化”、“没有提示”等无意义的跟踪信息严禁输入。

3.3）跟进内容必须包含以下内容：

（A ）为什么要查看该房源的业主信息。

（B ）业主最新动态

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（C ）与业主的沟通内容

3.4）跟进记录中不允许填写房源敏感信息。违反本条者处以100元/次的罚款。

3.5）违反以上标准的视为无效跟进，店长有权利对无效跟进进行删除，并对无效跟进的录入人处以20元/条的罚款。

4. 带户看房跟进信息录入标准

4.1）连锁店人员必须在带客户看房结束当天如实填写带户看房的跟进信息。

4.2）带户看房跟进信息的录入必须符合以下条件：

（A ）必须具备完整有效的《看房确认书》。

（B ）录入时必须选择看房的客户。

（C ）跟进方式必须选择“带户看房”。

（D ）跟进内容必须写明客户是否有意向。

（E ）如客户无意向必须写明没有意向的原因。

4.3）不符合以上标准的视为无效带看。店长有权利对无效带看进行删除，并对无效带看的录入人处以20元/条的罚款。

4.4）销售经理必须在店员填写完带看跟进的一个工作日内了解带看情况并填写点评。点评内容必须包含以下内容。店长有权利对迟写、漏写、错写点评的行为进行20元/次的罚款：

（A ）此带看跟进是否真实有效。

（B ）此次带看或匹配是否有问题。

（C ）如有问题，需详细描述问题原因和改进建议。

4.5）任何伪造《看房确认书》，不录带看跟进或迟录带看跟进，瞒报客户意向或伪报客户意向的行为，一经查实，将对当事人处以100元/次的追加罚款。

5. 电子合同录入标准

5.1）所有成交的买卖、租赁业务，必须在成交合同签定后4小时内上报公盘系统。

5.2）蓝字部分和成交类别必须填写

5.3）电子合同的所有填写项目必须与实体合同约定内容相符。

5.4）电子合同所填业主和客户姓名必须与身份证一致，不允许出现X 先生、X 女士等代称。

5.5）所有成交的买卖业务，必须填写业主和客户的身份证号。

5.6）附属条款必须与实体合同完全一致。

5.7）如实体合同无合同编号，电子合同的“合同编号”按照“店名首字母 年月日 单号”

例：佳德东风成交了09年7月30日的第二单，“合同编号”应填写“JDDF09073002”。

5.8）纯抵押贷款合同同样需要录入“房源信息”和“客源信息”，“房源信息”指贷款人抵押的房产，“客源信息”指贷款人信息。

5.9）店秘必须按照公司制度录入分成比例，私自修改分成比例的行为将受到区域分部100元/单的追加罚款。

5.10）不符合以上标准的电子合同视为无效合同，法律部有权利对无效合同进行反审核，并对无

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5.11）法律部需在电子合同录入后24小时内对电子合同进行审核。

6. 应收应付录入标准

6.1）费用对象一般情况下选78择“客户”，如有其它情况，需在备注中注明。

6.2）费用项目中不带“*”号的项目为计业绩项，其中“佣金”“贷款担保金”“贷款服务费”“垫资费”填写必须与实体合同的费用项目名称一致。对于以上4笔费用项目外的费用，如“评估费”，需录入到“其它收入”中。

6.3）费用类型及费用金额严格按照实体合同约定内容填写。

6.4）“业务员”指该笔应收/应付的录入人，一般情况下指店秘。

6.5）“应收付时间”指与客户约定的实际付款日期，该日期必须符合公司的收款时间规定。

6.6）“支付类型”指与付款人/收款人约定的划款方式。

6.7）以上项目必须严格按照实体合同以及与客户约定的内容填写。违反以上规则的视为无效应收应付，法律部有权利对包含无效应收应付的合同进行反审核，并对无效应收应付的录入人处以50元/次的罚款。

7. 实收实付录入标准

7.1）费用对象一般情况下选择“客户”，如有其它情况，需在备注中注明。

7.2）费用项目中不带“*”号的项目为计业绩项，费用项目必须与应收应付中的费用项目保持一致。

7.3）费用类型及费用金额严格按照收据内容填写。

7.4）“收付人员”指该笔实收实付的收款人，一般情况下指店秘。

7.5）“收付时间”必须与收据保持一致。

7.6）“支付类型”指付款人/收款人的实际划款方式。

7.7）“凭证号”必须与收据保持一致。

7.8）违反以上规则的视为无效实收实付。

8. 意向信息录入标准

9.1）无论磋商成功与否，必须在磋商发生的当日内填写意向信息。

9.2）意向信息中的房源方和客户方必须填写进行磋商的房源方和客户方。

9.3）“意向程度”必须按实填写。

9.4）“意向评价”必须详细、具体，尤其将磋商过程中发生的冲突点描述清楚。

9.5）违反以上规定的视为无效意向，区长有权利将无效意向删除，并对无效意向的录入人处以20元/次的罚款。

二、 恶意竞争判定标准

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1. 房源判定标准

1.1） 重复房源判定标准：如果系统中出现两条或两条以上的房源信息实际为同一套房产时，正

确输入业主资料（姓名及联系电话）、物业名称、楼号、单元号、房间号者判定为有效房源，

以系统显示的录入信息为判定标准。如果其他无效房源的录入时间后于有效房源的录入时

间，则判定为恶意竞争，对无效房源录入人处以100元/条，店长100元/条的罚款。以系统

显示的录入时间为准。

1.2） 房源归属判定标准1：如房源业主发生变更，则该房源可以进行重新委托，房源归最新获得

委托的经纪人所有，该房源的归属调整按照“各层级房源检查职责”实行。

1.3） 房源归属判定标准2：如原房源录入人录入的业主电话（或业主联系人电话）经核查无效，

其他同事发现真实业主电话或业主联系人的，该房源归后者所有，该房源的归属调整按照

“各层级房源检查职责”实行。

1.4） 房源归属判定标准3：如原房源录入人录入的物业名称、地址、楼号、单元号、房间号经核

查有一项无效，其他同事录入全部正确，该房源归后者所有，该房源的归属调整按照“各

层级房源检查职责”实行。

1.5） 房源归属判定标准4：如房源所属人离职，则该人员名下所有房源由其店长进行分配，其店

长必须在离职经纪人递交离职申请前分配完毕，如其店长未能及时进行分配，区长有权将

房源重新就近分配。

1.6） 房源归属判定标准5：如房源所属人调店，则该人员可以将自己名下所有房源带至新店。店

长调动时，店长名下的房源应留在原店。

1.7） 我公司不与其他中介公司合作，不允许与其他中介公司合作成交。

2．房源分成比例

2.1）多家委托出售房源

房源方 30

成交方 70

客户方 0

2.2）独家委托出售房源

房源方 50

成交方 50

客户方 0

2.3）租赁房源

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房源方 50

成交方 50

客户方 0

3．各层级房源检查职责：

3.1）店长负责本店无效房源的整改及房源归属判定、调整。

3.2）区长负责本区无效房源的整改及房源归属判定、调整。

3.3）运营部负责跨区域的房源整改及房源归属判定、调整。

三、 工作流程

1. 房客源录入及审核流程：

1.1）经纪人或销售经理在获得业主/客户的委托后，将房客源信息录入系统。

1.2）店长在每天夕会前检查本店当天录入的所有房源是否符合房源录入标准，对于不符合房源录入标准的房源店长有权进行删除。

1.5）房客源录入及审核流程流程图：

审核通过 删除

2. 房源更新流程：

2.1）经纪人在回访中发现以下情况中的任何一种必须填写跟进并电话通知录入人：

（A ）房源信息不符合“房源录入标准”或与实际情况不符。

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（B ）该房源与其他房源重复。

（C ）业主电话无法接通。

（D ）查看过敏感信息。

2.2）录入人在接到通知后需及时联系房主核实情况。

（A ）如情况属实，则进行相应操作。

（B ）如情况不属实，需在跟进中进行解释。

2.3）房源更新流程流程图：

3. 带看跟进录入流程

3.1）销售经理或经纪人带户看房以后，需在系统中录入带看跟进。

3.2）店秘每天将本店人员的带看跟进与外出登记进行核对。

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（A ）如不一致，需督促录入人进行修改或补录。

（B ）如一致，将检查结果上报店长，并通知销售经理继续检查。

3.3）销售经理在店秘检查完后，核对本组当日的带看跟进是否符合“带户看房跟进信息录入标准”。

（A ）如符合，对该带看工作进行点评并录入点评信息。

（B ）如不符合，需督促录入人进行修改。

3.4）店长每天检查所有带看跟进是否全部进行点评，点评内容是否恰当。

（A ）如未全部点评或点评不恰当，需督促该销售经理进行修正。

（B ）如全部点评均已通过，需在《单店ERP 运转情况日报》中对审核情况进行描述。

3.5）带看跟进录入流程流程图：

4. 意向信息录入流程

4.1）协调业主与客户进行磋商。

4.2）无论磋商是否成功，成交方均需按照“意向信息录入标准”录入意向信息。

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4.3）店长每天对本店的意向信息的有效性进行审核。

（A ）如信息无效，需督促录入人及时修改。

（B ）如信息有效，需录入点评信息。

4.4）区长每天对本区当日的意向信息进行检查，并核实店长填写的点评信息的有效性。

（A ）如未点评或点评无效，需督促店长及时修改。

（B ）如信息全部有效，需对各店的磋商情况进行总结并上报到营销副总助理处。

4.5）意向信息录入流程流程图：

5. 电子合同录入流程

5.1）店务秘书按照“电子合同录入标准”录入电子合同和应收账款。录入完成后通知店长进行业务审核。

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5.2）店长每天核对当天录入的电子合同是否符合“电子合同录入标准”。

（A ）审核不通过，需督促店秘立即进行修改。

（B ）审核通过，点击“业务审核”按钮。

5.3）该笔合同收入自动计入该店的应收业绩。

5.4）法律部在合同签订的24小时内对已进行过业务审核的合同进行法务审核。

（A ）审核不通过，填写审核意见，点击“反审核”，并督促店秘进行修改。

（B ）审核通过，点击“法务审核”按钮。

5.5）店务秘书修改后从新开始审核流程。

5.6）法律部审核完成后，店秘录入的实收即可进行审核。

5.7）财务部在开票时间24小时内对店秘录入的实收进行审核。

（A ）审核不通过，需督促店秘及时修改。

（B ）审核通过，点击“财务审核”按钮。

5.8）该笔收入自动计入该店的实收业绩。

5.9）店长定期（每周至少一次）检查本店系统中显示业绩是否与实际相符。

（A ）如不一致，需督促店秘及时进行修正。

（B ）如一致，在工作日志中描述此情况。

5.10）电子合同录入流程流程图：