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公司邮箱使用规定

2017-12-17 17:19:14     浏览量: 83

公司邮箱使用规定

为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化,进一步健全和完善内部管理体系, 使公司的各项管理更加科学化, 制度执行更加规范化,特修订本规定。

一、电子邮箱地址:

统一使用公司开通的企业邮箱,企业邮箱域名为: xxxxx.net (即为邮箱后缀),邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼(若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台)。

例: zhoukai@xxxxx.net(周 凯邮箱)

(姜言言邮箱)

二、电子邮箱管理及使用方法:

1、 邮箱管理:行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱,并对新进员工

或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。

2、 开通:企业邮箱开通后,使用者可登录邮箱网络地址页面,输入个

人用户名与个人密码登录邮箱,并在第一时间更改初始密码,以保邮件的安全性。 邮件客户端管理:公司统一使用FOXMAIL 邮件客户端对邮件进行管理,同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开FOXMAIL →点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容:(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo 标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。

3、 邮件检查:公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件,在外出差的同事

对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”,以便及时处理公务。

4、 邮件撰写

(1) 称呼。可以称呼对方姓名及身份,注意如果发给多人的话,有时还要注意

一个顺序问题。

(2)

(3)

(4)

(5) 确保无错别字,表述准确,尽量避免有歧义的词语。 表述有条理。需要谈多件事情时,用1、2、3、等标识。 合理使用大写,加粗等功能,以突出重点。 使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢,如:此

致敬礼。

,

5、 邮件发送

● 收件人:

是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。

● 抄送:

一般是事件相关联系人。

● 密件抄送:

如果一封邮件抄送给5人,而密送给2人,那么密送的两个人就知道你还同时抄送

了另5人, 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时,密送的2个人之间也看

不到对方的信息。

6、 邮件回复

(1) 所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。

(2) 不要随便点击全部回复。

(3) 转发或答复邮件时,再次核对邮件主题,有必要时重新设计主题,使其更准

确表达你的意思,避免看到这样的主题:转发:转发:转发:转发„„

(4) 指正别人错误时,尽量以电话或单独回信建议,应避免使用群组信件功能。

(5) 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段,也应避免使用群组信件。

7、 附件

(1) 公司内部提交文件,一律使用企业邮箱,以附件形式提交,最大不要超过

5M 。

(2) 发送邮件前务必检查是否已添加附件,以防漏发。

三、提交邮件文件名命名(见共震文件名使用管理规定)

四、企业邮箱使用范围:

1、 对内使用:共震科技所有在职员工,提交文件一律通过企业邮箱写邮件(除特别指

定的邮件外)。

2、对外使用:凡涉及到公司正常业务往来的,一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的业务属于非常规的业务,一律使用公司的公共邮箱,由行政部指定负责人负责处理。(邮箱帐号:info@xxxxxx.net)

五、不按规定使用的处理办法:

1、 邮件提交

·未通过公司邮箱

,

·未按要求格式

2、 邮件未回复

处理方法:未按照以上两点发送文件,所发邮件内容以无效处理。

六、注意

1、 虽然电子邮件是基本,快速的沟通工具,但是请不要忽略最良好的沟通方式:面对

面的交流。

2、 对于非常紧急重要的事情,可以先发送电子邮件提醒对方注意,但必要的电话及当

面沟通可以有效的加速事件进展。

3、 对于文字表达不清的事情,请直接用电话或当面沟通,避免邮件重复来回耽误时间,

降低效率。

办公室

2014年4月2日